Sanırım buraları çok boşladım, epeydir yazamıyordum. Amacım tekrar geriye dönüp bildiğim yöntemleri, bulduğum işe yarar fikirleri, ürünleri sizlerle tekrar buluşturmaya başlamak. Bakalım ne kadar devam edeceğim hep birlikte göreceğiz!
Tabi yıl oldu 2020 (ne yıldı ama), herkesin konuştuğu tek şey işleri, günlük hayatı dijitalde yürütmek artık. Gel gelelim dijital verimlilikte bildiğimiz anlamda Excel’in, Powerpoint’in dışına pek de çıkamamış gibi görünüyoruz. Ofislerden uzaklaşıp evden çalışmaya başladığımız ve yapılan işlerin detaylarının oldukça arttığı bugünlerde yıllardır kullanılan alıştığımız araçlar artık ihtiyaçlarımıza cevap vermiyor. Bu yüzden şu verimlilik işine biraz odaklanmak istedim. Nasıl çözeriz ki bu işi dijitalde? Bazıları benim günlük hayatımda sıkça kullandığım, bazıları ise çevremde oldukça fazla kullanımına şahit olduğum, hayatınızı oldukça kolaylaştıracak bir kaç dijital ürüne bakalım sizlerle bu yazıda.
1- Notion!
O ünlem işareti başlıkta boş yere yok! Bildiğiniz anlamdaki tüm not alma ve veri tutma uygulamalarını unutun. Gününüzü toplantılar arasında deftere aldığınız notların üzerine çay dökülmesiyle rezil ettikten sonra dijital bir not alma uygulaması mı aramaya başladınız? Ya da excel listelerinin arasında kaybolup kiminle ne proje yaptığınızı mı unuttunuz? İşte ben Notion’ı böyle keşfettim. Keşfettiğim günden bugüne sadece profesyonel hayatım değil, kişisel hayatımı da Notion sayesinde organize ediyorum.
OneNote ve Evernote kullanıcılarının seslerini duyar gibiyim, ama sanırım oraları da bırakma vaktimiz geldi. Notion’ın Evernote gibi klasik not alma uygulamalarından çok temel 2 farkı bulunuyor. İlki zengin metin editörü ile tüm notlarınızı farklı taslaklar, renkler, checklist’ler vererek düzene sokabilirsiniz. İkincisi ise Notion üzerinde excel sayfaları gibi veritabanları oluşturarak tüm notlarınızı kategorilerle ve formullerle birbirine bağlayarak hesaplama yapabilirsiniz ve geçmişi takip edebilirsiniz. İşler burada daha da ilginçleşiyor. Notion üzerinde var olan 2 tablonuzu birbiri ile ilişkilendirerek çok daha detaylı ve birbirine bağlı iş akışları yapabilirsiniz.
Kafanız karışmış olabilir biraz detaylandırayım. Örnek olarak bir freelancer tasarımcısınız ve birden fazla müşterinizle, fazla sayıda proje ve detaylı işler üzerinde uğraşıyorsunuz. Notion’da müşteri tablonuz ayrı, projeler tablonuz ayrı ve yapılan detay işlerinizi tuttuğunuz tablonuz ayrı olabilir ve bunların hepsini birbiri ile eşleştirerek hangi müşterinizin kaç projesi ve kaç işi var detaylı bir şekilde görebilirsiniz. İşin en güzel yanı da bütün bu saydıklarımı Notion’ı bir ekip olmadan tek bir kişi olarak kullandığınızda ücretsiz olarak kısıtlama olmadan kullanabilirsiniz!
Bu blog’da Notion hakkında ilerleyen dönemlerde çok daha detaylı ve hazır template’lerimi yaptığım yazılarım da olacak, takipte kalın!
2-Miro
Bazen sadece not almak yeterli gelmez insana. Herkesin evden çalışmaya başladığı şu dönemlerde şirketlerde 5-6 kişi bir araya gelip beyaz tahta üzerinde notlar alarak beyin fırtınası yapmayı ne kadar özledik değil mi? İşte Miro tam burada imdadımıza yetişiyor. Online olarak herkesin aynı anda giriş yapıp hep birlikte beyaz bir tahtanın üzerine not alabildiği, sticker yapıştırabildiği, resim eklenebilen, oklarla ve şekillerle akış tasarlanabilir özgür bir beyaz tahta imkanı sunuyor. Dijital toplantılar sırasında herkes bir diğerinin mouse hareketlerini görerek bu işleri yaptığı için ise verimlilik ve birlikte çalışma hissi oldukça artıyor.
Gelelim neler yapabileceğimize. Miro üzerinde yapacaklarınızın pek sınırı yok aslında, biraz sizin hayal gücünüze kalmış. Yeni bir mobil uygulamanın wireframe aşamasında fikir üretme seanslarından tutun, şirketinizdeki bir iş sürecinin akış tasarımına kadar aklınıza gelen ve beyaz tahtaya yazarak yapacağınız her şeyi yapabilirsiniz.
3- Figma
Miro’dan sonra yine bize tasarım özgürlüğü ve boş bir canvas sunan ayrı bir ürüne geçelim. Figma‘nın miro’dan farklılaştığı nokta tam olarak kullanıcı deneyimi tasarımı (UX Design) için özelleştirilmiş bir ürün olması. İçerisinde mobil uygulama ve websitesi tasarımı için gerekli tüm araçların buluyor. Bu araçlar sayesinde sadece bir uygulamanın nasıl görüneceğini tasarlamakla kalmayıp, bir sayfadan diğerine veya butonlara tıklanınca görülecek geçişlerin prototip halinde gösterilebildiği kolay kullanılır bir ürün kendisi.
4- Airtable
İlk sırada bahsettiğimiz Notion’dan önce, nereden baksak 1 yıl kullandığım üründür Airtable. Notion’ın sunduğu excel bazlı tablo özelliklerini biraz daha gelişmiş bir halde sunan ve birden fazla tabloyu birbiri ile ilişkili halde yönetebileceğiniz, takvim, tablo, kanban görünümü gibi farklı görünümlerle işlerinizi yapabileceğiniz verimli bir dijital verimlilik aracı. Notion’dan en büyük eksikliği ise tablolarınıza yazdığınız bilgilerin her birisinin ayrı bir sayfa olarak açılmıyor ve bu yüzden tabloya yazdığınız bilgilerin içine başka bir tablo oluşturamıyor ve not alamıyorsunuz. Ama bu özellikleri feda ederseniz Airtable size başka uygulamalarla birlikte kullanım sunarak otomasyon imkanları da sunuyor. Kullanım tipinize göre Airtable ve Notion arasında kendiniz karar vermelisiniz.
5- Zapier
4 farklı üründen bahsetmişken ve hazır kafalar biraz karışmışken üstüne tuzu biberi ekelim. IFTTT ürününe benzer bir yapıda olan Zapier, diğer kullandığınız dijital ürünlerin birbirleri ile entegre çalışıp bazı otomatik aksiyonları almanızı sağlayan bir ürün olarak çıkıyor karşımıza. IFTTT’den en büyük farkı ise bu işi kurumsal seviyede de yapıyor olması. Örnek vermek gerekirse, Airtable üzerinde tuttuğunuz işlerinizi raporlama yapmak için düzenli olarak Google Sheets’e aktarmanız gerekiyorsa Zapier bunu sizin yerinize otomatik olarak yapabiliyor. Ya da Twitter’da takip ettiğiniz bir hesabın veya şirket hesabınızın attığı tweet’leri otomatik olarak Slack üzerinde bir gruba atabiliyor. Bunun gibi binlerce farklı otomasyon işini gerçekleştirebileceğiniz bir ürün olan Zapier kişisel kullanımlarda ücretsiz olan bir kullanım planı ile de öne çıkıyor. Alternatif olarak çok daha detaylı işler yapabileceğiniz ama biraz daha karmaşık ve nispeten yeni bir ürün olan Integromat’a da göz atabilirsiniz.
6- Monday.com
Beyaz yakalı olup da iş süreçlerinin takip edildiği bir masabaşı işte çalışıyorsanız Jira’yı duymamış olmanız imkansıza yakın. İşte Monday.com Jira’nın Notion ve Airtable özelliklerine kavuşmuş hali diyebiliriz. Ekiplerin üzerindeki işlerini yönetebildiği, o işlere ekipteki diğer üyelerin yorum yazabildiği ve bir iş akışı sürecine dahil edebildiği bir araç olarak karşımıza çıkıyor Monday.com. Peki Notion ve Airtable’dan farkı ne dersek, aslında büyük puntolarla yazabileceğimiz farkları bulunmuyor. Notion gibi bir dokuman yönetimi veya not alma özelliği barındırmaması en büyük farkı diyebiliriz. Ancak çok kolay kullanımı olan renkli arayüzü sayesinde hem Notion hem de Airtable’dan daha kolay alışıyor insan. Tek amacınız Jira gibi ekip projelerini ve işlerin süreçlerini yönetmekse doğru kaynak olabilir Monday.com. Ancak bir not eklemekte fayda var, Notion ve Airtable gibi bedava kullanılacak paketleri bulunmuyor, ayda en az 8 dolar ödeyerek kullanabiliyorsunuz.
7- Ticktick
Geldik son uygulama tavsiyemize. Sanırım aşırı detaylı ve çoklu proje yönetiminden sıkıldınız bu dakikaya kadar. Amacınız sadece günlük yapacaklarınızı basit bir arayüzde not almak ya da market alışverişinizi telefonunuzdan hızlıca listelemek olabilir. Bu noktada TickTick hayat kurtaran bir uygulama olarak konumlanıyor. Bir zamanların Wunderlist kullanıcıları aramızda mı? Microsoft satın aldıktan sonra Microsoft To-Do uygulamasını dönüştürdü ve benim için Wunderlist macerası orada sonlandı. Ticktick ise tam bu sırada karşıma çıktı. Beni çeken en iyi özellikleri ise sürekli tekrar eden görevler girebilmekti aslında. Örnek olarak her ayın 14. gününde size kredi kartınızın ekstresini ödemeyi hatırlatabilir veya her ayın 3. haftasının cuma günü tıraş bıçağınızın başlığını değiştirmeniz için size bir bildirim gönderebilir ticktick.
Tüm bunların dışında Pomodoro tekniği ile iş yapmaya veya ders çalışmaya alışmış kişiler için de bir Pomodoro Timer barındıran uygulama aynı anda hem günlük işlerinizi hatırlamanıza hem de işlerinizi bir plana göre aksatmadan devam ettirmenize yardımcı oluyor. Pomodoro nedir diyenlerdenseniz, o da başka bir yazının konusu olacak!
Tüm bunları okuyup aradan 1-2 tane uygulamayı incelemeye şimdiden başladıysanız amacıma ulaşmışım demektir 💪 Hayatımızın hem fiziksel hem de dijital olarak değiştiği zamanlarda en iyi yapılacak şey değişime ayak uydurmaktır. Not defterlerinden ve her tarafa dağılan ve kaybolan yapışkan sticker’lardan kurtulmaya selam olsun!
Kendinize iyi davranın.